AEM Weinreich GmbH · Köln
Fokusthema · Eine Stelle besetzen

Eine Stelle, die nur eine Person zusammenhält, besetzen Sie nicht. Sie verschieben das Problem.

Sie suchen einen Menschen. Die Frage darunter ist, was er tragen soll.

Eine Schlüsselstelle ist offen, jemand geht, eine Rolle wächst, oder eine Aufgabe gehört bisher niemandem. Sie schreiben eine Stelle aus und suchen die richtige Person. Die Frage, die darüber entscheidet, ob diese Person trägt, stellt selten jemand: Liegt die Aufgabe in der Struktur, oder hängt sie an der Person, die Sie suchen? Solange die Übergänge zu den Nachbarbereichen nur in einem Kopf zusammenlaufen, besetzen Sie keine Stelle, Sie suchen jemanden, der ausgleicht, was die Struktur nicht hält. Diese Seite zeigt, wie das Zusammenspiel um eine Stelle so gestaltet wird, dass die Person, die kommt, nicht in die Heldenrolle gerät.

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Fünf Situationen aus Betrieben, in denen eine Stelle zu besetzen ist.

Klicken Sie auf die, die Sie kennen.
1
Der Vorgänger hat den Laden zusammengehalten. Was genau er getan hat, weiß niemand so recht.

Eine bewährte Kraft geht, und plötzlich merken Sie, wie viel über ihren Schreibtisch lief, das nirgends steht. Welcher Kunde wie behandelt wird, welcher Lieferant trotz Verspätung bleibt, wer bei einem Problem zuerst angerufen wird. Das war kein Teil der Stellenbeschreibung, das war die Person. Die neue Kraft erbt die Stelle, aber nicht das, was die alte daraus gemacht hat.

Was hat die Person, die geht, getragen, das in keiner Stellenbeschreibung steht?
2
Die Stellenanzeige liest sich wie eine Wunschliste aus fünf Berufen. Sie finden niemanden, der alles kann.

Wenn eine Stelle über die Jahre gewachsen ist, sammeln sich Aufgaben an, die ursprünglich nicht zusammengehörten. Die Anzeige wird länger und länger, weil eine Person all das auffangen soll, was sich an Übergängen angesammelt hat. Sie suchen kein Profil mehr, Sie suchen einen Ausnahmemenschen. Und wenn Sie ihn nicht finden, liegt es nicht an Ihnen, sondern daran, dass die Stelle zu viel auf einmal trägt.

Suchen Sie eine Person für eine Stelle, oder einen Menschen, der zusammenhält, was die Struktur nicht ordnet?
3
Sie schaffen eine neue Stelle, weil ein Bereich niemandem klar gehört. Was genau sie tun soll, ist noch unscharf.

Eine neue Stelle entsteht meist aus einem Druck, zu wenig Ressourcen, ein Thema, das zwischen den Bereichen liegt und immer liegen bleibt. Sie spüren die Lücke, aber die Aufgabe ist noch nicht geschnitten. Wenn Sie jetzt eine Person suchen, bevor klar ist, was sie tragen soll, definieren Sie die Stelle über die Person, die zufällig kommt. Dann hängt die Rolle von Anfang an an einem Menschen, nicht an der Struktur.

Wissen Sie, welche Übergänge die neue Stelle bedienen soll, oder formt sich die Stelle erst nach der Person, die kommt?
4
Die letzte Besetzung lief gut, die Person war stark. Trotzdem stand nach ihrem Wechsel dasselbe Problem wieder da.

Eine starke Person auf einer ungeordneten Stelle löst das Problem nur, solange sie da ist. Sie gleicht die fehlende Struktur mit ihrer Leistung aus, und genau das macht die Lücke unsichtbar. Beim nächsten Wechsel ist alles wieder offen, weil nie in der Struktur lag, was die Person getragen hat. Je besser die Person war, desto später fällt auf, dass die Stelle selbst nie trug.

Lag es an der Person, dass es lief, und stand das Problem deshalb beim Wechsel wieder da?
5
Sie merken, dass die eigentliche Frage in keiner Bewerbungsrunde vorkommt. Der Personalberater sucht den Menschen, nicht die Stelle.

Der Personalberater findet Kandidaten, prüft Lebensläufe, führt Gespräche. Er setzt voraus, dass es eine klar umrissene Stelle gibt, in die der Mensch eintritt. Ob diese Stelle in ihrem Umfeld tatsächlich trägt, ob die Übergänge zu den Nachbarbereichen geordnet sind, prüft er nicht, das gehört nicht in sein Gewerk. Genau dort entsteht das Gefühl, dass die beste Auswahl das Grundproblem nicht löst.

Wer in Ihrem Besetzungsprozess ist dafür zuständig, dass die Stelle trägt, bevor der Mensch sie betritt?
Was für eine Stelle ist es?

Nicht die Zeit entscheidet hier, sondern die Art der Stelle. Drei Fälle, plus der eine, in dem Sie mich nicht brauchen.

Ob eine Stelle wiederbesetzt, verändert oder neu geschaffen wird, bestimmt, welche Kopplungen schon da sind und welche erst entstehen. Die Arbeit ähnelt sich, der Ansatzpunkt nicht.

Die Frage ist nicht, wann Sie besetzen, sondern was für eine Stelle Sie vor sich haben. Bei einer wiederbesetzten Stelle ist die Kopplung schon da, nur unsichtbar. Bei einer veränderten verschiebt sie sich. Bei einer neuen muss sie erst entstehen. Eine vierte Station ist bewusst die, an der Sie mich nicht brauchen.

A
Eine bestehende Stelle wird wiederbesetzt
Jemand geht, die Stelle gibt es seit Jahren
Die Kopplungen sind da, aber teils unsichtbar, weil der Vorgänger sie mit seiner Person getragen hat. Der größte Fehler ist, die Stelle eins zu eins neu auszuschreiben und die unsichtbaren Anteile blind weiterzuvererben. Hier geht es darum, vor der Wiederbesetzung sichtbar zu machen, was die Person wirklich getragen hat, und zu klären, was davon in die Struktur gehört und was bewusst bei der nächsten Person bleiben darf.
Was Sie als Artefakt mitnehmen
Übergabekarte der Stelle
Eine Karte der Stelle, die zeigt, welche Übergänge zu den Nachbarbereichen über die ausscheidende Person liefen, welche Entscheidungen nirgends geregelt sind und wo die Lücke entstünde, wenn die nächste Person sie nicht von selbst auffängt. Mit einer Einordnung, was sich vor der Besetzung ordnen lässt.
Empfohlener Einstieg: Erstimpuls, dann Übergabekarte der Stelle, solange der Vorgänger noch erreichbar ist.
B
Eine bestehende Stelle wird verändert oder erweitert
Die Rolle wächst, neue Aufgaben kommen hinzu
Die Stelle existiert, aber sie ist nicht mehr die, die einmal geschnitten wurde. Über die Jahre sind Aufgaben angewachsen, Übergänge haben sich verschoben, manches passt nicht mehr zusammen. Wird die Stelle einfach um weitere Anforderungen ergänzt, entsteht die überladene Wunschliste, die keine Person erfüllt. Hier geht es darum, die Kopplungen neu zu ordnen, bevor die Stelle neu zugeschnitten und besetzt wird.
Was Sie als Artefakt mitnehmen
Neuschnitt der Stelle an den Übergängen
Eine geordnete Beschreibung dessen, was die Stelle künftig tragen soll, abgeleitet aus den realen Übergängen zu den Nachbarbereichen, nicht aus einer Wunschliste. Sichtbar wird, welche Aufgaben zusammengehören, welche woandershin gehören und wo eine zweite Stelle nötig wäre, statt eine Person zu überlasten.
Empfohlener Einstieg: Erstimpuls, dann Neuschnitt an den am stärksten überladenen Übergängen zuerst.
C
Eine neue Stelle wird geschaffen
Die Stelle gibt es noch nicht, eine Lücke wurde spürbar
Es gibt noch keine Kopplungen, sie müssen erst definiert werden. Das ist der Fall mit dem höchsten Risiko verdeckter Kompensation, weil man eine Person sucht, bevor klar ist, was sie eigentlich tragen soll. Wird zuerst die Person gefunden und die Stelle danach um sie herum geformt, hängt die Rolle von Anfang an an diesem Menschen. Hier geht es darum, die Stelle aus den Übergängen heraus zu definieren, bevor die Suche beginnt.
Was Sie als Artefakt mitnehmen
Definition der neuen Stelle aus dem Wirkstrom
Eine aus den realen Übergängen abgeleitete Definition der neuen Stelle: welche Aufgaben sie bündelt, welche Entscheidungen sie trifft, an welche Nachbarbereiche sie koppelt und wo ihre Grenzen liegen. Damit die Suche eine Stelle füllt, die schon trägt, statt eine Rolle zu erfinden, die an der gefundenen Person hängt.
Empfohlener Einstieg: Erstimpuls, dann Definition der Stelle, bevor die Ausschreibung geschrieben wird.
D
Die Stelle ist klar und sauber eingebettet
Sie brauchen eine Person, nicht mich
Wenn die Stelle klar umrissen ist, die Übergänge zu den Nachbarbereichen geordnet sind und in der Struktur liegt, was sie tragen soll, dann ist das, was Sie brauchen, eine gute Auswahl. Das leisten Personalberater und Recruiter, und sie leisten es besser als ich. Meine Arbeit setzt eine Schicht darunter an, bei der Frage, ob die Stelle trägt. Ist diese Frage schon beantwortet, brauchen Sie mich nicht.
Was Sie als Artefakt mitnehmen
Keine Leistung von mir, sondern eine ehrliche Einordnung
In diesem Fall liefere ich kein Artefakt. Ich sage Ihnen im Erstgespräch, dass die Stelle aus meiner Sicht trägt, und verweise Sie an die Personalberatung oder den Recruiter, der die Auswahl übernimmt. Das ist die ehrlichste Auskunft, die ich geben kann.
Wenn die Stelle steht und nur der richtige Mensch fehlt, sind Sie bei Personalberatern besser aufgehoben. Sprechen Sie mich an, wenn die Stelle selbst noch nicht trägt.
Warum die beste Auswahl allein nicht trägt

Unter der Besetzung der Stelle liegt die Frage, ob die Stelle trägt.

Die Auswahl der Person lässt sich organisieren. Die Tragfähigkeit der Stelle muss gestaltet werden, und zwar vorher.

Eine Stellenbesetzung bringt mehrere Beteiligte zusammen, und jeder davon ist nötig. Der Personalberater oder Headhunter findet Kandidaten und prüft ihre Eignung. Die Personalabteilung führt das Verfahren, von der Ausschreibung bis zum Vertrag. Eignungsdiagnostiker prüfen Kompetenzen und Persönlichkeit. Onboarding-Programme begleiten die ersten Wochen.

Was all diese Beteiligten gemeinsam haben: Sie setzen voraus, dass es eine klar umrissene Stelle gibt, in die der Mensch eintritt. Ob diese Stelle in ihrem Umfeld trägt, ob die Übergänge zu den Nachbarbereichen geordnet sind oder ob die Person sie mit ihrer Leistung ausgleichen muss, prüft keiner von ihnen, und keiner stellt es her. Es fällt durch jedes Raster, weil es in keines ihrer Gewerke gehört. Genau diese Stelle ist meine Arbeit.

Eine tragfähige Stelle heißt, dass die Aufgabe, die sie erfüllen soll, nicht an einer Person hängt, sondern im Zusammenspiel mit den Nachbarbereichen festgemacht ist, an den Übergängen, an denen sie wirkt. Dieses Zusammenspiel sichtbar und tragfähig zu machen, ist dieselbe Arbeit, die unter Wissenstransfer und Unternehmensnachfolge liegt. Das Vorhaben Eine Stelle besetzen ist der, bei dem sich die Kompensation noch vermeiden lässt, bevor der Mensch überhaupt da ist.

Die Auswahl lässt sich organisieren, sobald die Stelle trägt. Solange sie das nicht tut, besetzen alle Beteiligten gemeinsam eine Lücke, die der nächste Mensch wieder ausgleichen muss.
Zum gemeinsamen Modell, dem Wirkstromsystemmodell →

Dasselbe Modell unter den Vorhaben ERP-Einführung, Zertifizierung, Wissenstransfer, Unternehmensnachfolge und KI-Einführung.

Die Kosten der späten Klärung

Je später Sie klären, was die Stelle tragen soll, desto teurer wird es.

Aus der Produktentwicklung geläufig. Dieselbe Mechanik, hier auf der Achse vor und nach der Besetzung.

In der Produktentwicklung ist die Regel etabliert: Ein Fehler kostet in der Konzeptphase eins, in der Entwicklung zehn, in der Produktion hundert, beim Kunden im Feld tausend. Der Grund ist nicht der Fehler selbst, sondern die Entscheidungen, die sich auf ihm aufgebaut haben. Bei einer Stelle wirkt dieselbe Mechanik, nur ist die Achse der Zeitpunkt, an dem Sie klären, was die Stelle tragen soll, vor oder nach der Besetzung.

Was es kostet, die Stelle erst spät tragfähig zu machen
Relativer Aufwand und Risiko je Zeitpunkt. Dieselbe Mechanik wie in der Produktentwicklung.
×1
Vor der Ausschreibung
Stelle definiert
×10
Während der Auswahl
Anzeige läuft
×100
Person ist da, gleicht aus
Kompensation läuft
×1000
Person geht wieder
Lücke erneut offen
Vorher: die Stelle aus den Übergängen definieren, einige Wochen Arbeit. Während: nachbessern, während Bewerber schon im Verfahren sind. Ist die Person da und gleicht aus, bleibt die Lücke unsichtbar, bis sie geht und alles wieder offen steht.
Der Hebel, nicht der Preis, verändert sich. Die Arbeit, das Zusammenspiel um eine Stelle zu ordnen, ist in jedem Zeitpunkt ähnlich groß, einige Wochen am Wirkstrom. Was sich verändert, ist ihr Wirkungsgrad. Vor der Ausschreibung verhindert sie ein Problem, das noch gar nicht existiert. Wenn die Person schon ausgleicht, behebt sie eines, das bereits Leistung und Vertrauen kostet. Früh ist günstig. Spät ist immer noch besser als gar nicht. Und gar nicht heißt, dass die nächste Person dieselbe Lücke erneut auffängt.
Zusammenarbeit

Drei Werke, je nach Art der Stelle, plus die ehrliche Abgrenzung.

Der Erstimpuls passt an jeden Fall. Jedes Werk liefert ein definiertes Artefakt. Werkvertrag, kein Stundensatz.
Stufe 0 · Passt an jeden Punkt
Erstimpuls
Zwei Stunden an der offenen Stelle
490 €
Ein konkreter Teaser. Sie sehen an der Stelle, die Sie besetzen wollen, welche Übergänge an der Person hängen würden und wo das Zusammenspiel noch nicht trägt.

Vorab sehe ich mir die offene Stelle und ihre Nachbarbereiche an und suche die Übergänge, an denen sie an einer Person hängen würde. Im Gespräch ziehen wir die Stelle gemeinsam durch. Sie sehen konkret, was die Stelle tragen soll, wo das Zusammenspiel noch nicht trägt und wo der Hebel wäre.

Kein Verkaufsgespräch, kein Folgedruck. Entweder Sie nehmen die Einsicht mit, oder wir reden über den nächsten Schritt.

→ Eigenständig. Bei Buchung einer Folgestufe innerhalb von drei Monaten wird der Erstimpuls angerechnet.
Netto zzgl. MwSt. und Reisekosten.
A
Übergabekarte der Stelle
Wiederbesetzt
Eine bestehende Stelle wird wiederbesetzt. Was hat der Vorgänger getragen, das nirgends steht.
5.000 – 9.000 €
2 bis 4 Wochen
Eine Karte der Übergänge, die über die ausscheidende Person liefen, mit Einordnung, was in die Struktur gehört.
Artefakt
Übergabekarte der Stelle am Wirkstrom
Eine Karte der Stelle, die zeigt, welche Übergänge zu den Nachbarbereichen über die ausscheidende Person liefen, welche Entscheidungen nirgends geregelt sind und wo die Lücke entstünde, wenn die nächste Person sie nicht von selbst auffängt. Mit einer Einordnung, was vor der Wiederbesetzung in die Struktur gehört und was bewusst bei der Person bleiben darf.
Was konkret passiert
Gespräche mit dem Vorgänger, solange erreichbar, und den Nachbarbereichen. Aufnahme der Übergänge, die über die Person liefen, am Wirkstrom. Einordnung nach kritisch, mittel, unkritisch. Schriftliche Übergabekarte mit priorisierter Liste, was vor der Besetzung zu ordnen ist.
→ Eigenständig. Grundlage für den Neuschnitt und die weiteren Schritte. Baut auf dem Erstimpuls auf, ist aber einzeln beauftragbar.
Netto zzgl. MwSt. und Reisekosten. Aufgabenbeschreibung, Arbeitsergebnis und Abnahmekriterium werden vor Beginn schriftlich fixiert.
B
Neuschnitt der Stelle an den Übergängen
Verändert
Eine bestehende Stelle wird verändert oder erweitert. Die Kopplungen werden neu geordnet, bevor neu zugeschnitten wird.
9.000 – 16.000 €
4 bis 8 Wochen
Die Stelle aus den realen Übergängen neu geschnitten, statt aus einer wachsenden Wunschliste.
Artefakt
Neuschnitt der Stelle aus den realen Übergängen
Eine geordnete Beschreibung dessen, was die Stelle künftig tragen soll, abgeleitet aus den realen Übergängen zu den Nachbarbereichen, nicht aus einer Wunschliste. Sichtbar wird, welche Aufgaben zusammengehören, welche woandershin gehören und wo eine zweite Stelle nötig wäre, statt eine Person zu überlasten.
Was konkret passiert
Aufnahme der Aufgaben, die sich an der Stelle angesammelt haben, und der Übergänge zu den Nachbarbereichen. Prüfung, was zusammengehört und was nicht. Abgleich mit Ihnen, dann Neuschnitt der Stelle, verankert im Wirkstromsystemmodell, sodass die Anforderungen aus der Struktur kommen, nicht aus einer Wunschliste.
→ Eigenständig. Setzt eine Übergabekarte voraus, die eigene oder eine vorhandene.
Netto zzgl. MwSt. und Reisekosten.
C
Definition der neuen Stelle aus dem Wirkstrom
Neu geschaffen
Eine neue Stelle wird geschaffen. Sie wird aus den Übergängen definiert, bevor die Suche beginnt.
12.000 – 24.000 €
6 bis 12 Wochen
Die neue Stelle aus den Übergängen definiert, mit klaren Entscheidungsrechten und Grenzen.
Artefakt
Definition der neuen Stelle am Wirkstrom
Eine aus den realen Übergängen abgeleitete Definition der neuen Stelle: welche Aufgaben sie bündelt, welche Entscheidungen sie trifft, an welche Nachbarbereiche sie koppelt und wo ihre Grenzen liegen. Damit die Suche eine Stelle füllt, die schon trägt, statt eine Rolle zu erfinden, die an der gefundenen Person hängt.
Was konkret passiert
Aufnahme der Lücke, die zur neuen Stelle führt, und der angrenzenden Bereiche. Definition der Aufgaben, Entscheidungsrechte und Übergänge entlang des Wirkstroms. Ergebnis ist eine Stelle, die steht, bevor die Ausschreibung geschrieben wird. Begleitung der ersten Wochen optional.
→ Eigenständig beauftragbar. Begleitung über die ersten Monate nach der Besetzung ist optional möglich.
Netto zzgl. MwSt. und Reisekosten.
D
Wenn die Stelle steht: Personalberatung
Nicht meine Arbeit
Die Stelle ist klar und sauber eingebettet. Was Sie brauchen, ist eine gute Auswahl, nicht meine Arbeit.
keine Leistung von mir
ehrliche Einordnung
Trägt die Stelle bereits, verweise ich Sie an Personalberater und Recruiter. Die machen die Auswahl besser als ich.
Artefakt
Eine ehrliche Einordnung statt eines Auftrags
In diesem Fall liefere ich kein Artefakt und keine Rechnung. Ich sage Ihnen im Erstgespräch, dass die Stelle aus meiner Sicht trägt, und verweise Sie an die Personalberatung oder den Recruiter, der die Auswahl übernimmt. Das ist die ehrlichste Auskunft, die ich geben kann, und sie kostet Sie nichts.
Was konkret passiert
Im Erstgespräch sehen wir gemeinsam auf die Stelle und ihre Übergänge. Ist alles geordnet, sage ich das klar und nenne Ihnen, wenn gewünscht, woran Sie eine gute Personalberatung erkennen. Mehr braucht es von meiner Seite nicht.
→ Keine Beauftragung nötig. Die ehrliche Abgrenzung gehört zu meiner Arbeit dazu.

Jedes Werk folgt derselben Struktur: Aufgabenbeschreibung, Arbeitsergebnis, Abnahmekriterium. Sie wissen bei jeder Leistung, was Sie bekommen, woran Sie es erkennen, und wann es fertig ist. Werkvertrag, kein Stundensatz.

Die genannten Preise sind Richtwerte. Jedes Werk beginnt mit einer Auftragsklärung. Darin legen wir gemeinsam fest, was geliefert wird, woran Sie das Ergebnis erkennen und nach welchen Kriterien es abgenommen wird. Erst danach entsteht ein konkretes Angebot mit festem Umfang und Preis.

Was diese Arbeit nicht umfasst: keine Kandidatensuche, keine Eignungsdiagnostik, keine Vertrags- oder Gehaltsverhandlung, kein Onboarding-Programm. Diese Gewerke leisten Personalberater, Recruiter und Ihre Personalabteilung. Meine Arbeit liegt auf der Schicht darunter, an der Frage, ob die Stelle trägt, bevor der Mensch sie betritt.

Erstgespräch, 30 Minuten, kostenfrei.

Kein Verkaufsgespräch. Wir klären, ob das, was Sie beschäftigt, etwas ist, wobei ich konkret mit Ihnen arbeiten kann. Und um welche Art von Stelle es geht.

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